Die Patientenreise beginnt mit der Terminvereinbarung - per E-Mail, telefonisch, vor Ort und immer öfter über ein Internetportal oder eine App.
Mit dem Patientenaufruf- und -leitsystem von Logis.P können Sie Ihren Patient*innen während der gesamten Patientenreise jederzeit aktuelle Termininformationen zur Verfügung stellen. Davon profitieren Ihre Patient*innen und auch Sie!
Klare, verlässliche Termininformationen verringern die Verunsicherung bei Ihren Patient*innen, die mit einem Besuch im Krankenhaus verbunden ist. Und: Wenn Ihre Patient*innen pünktlich, am richtigen Ort und gut vorbereitet zum Termin erscheinen, läuft die Aufnahme schneller und effizienter.
Kein Problem! Eine solche Situation tritt häufig in der Radiologie oder bei der Blutentnahme auf. Oder sogar in der zentralen Aufnahme, wo sich auch Patient*innen ohne Termin anmelden können.
In diesem Fall ziehen Ihre Patient*innen eine Wartenummer aus einem Terminal und werden der Reihe nach aufgerufen. Das Logis.P-System schätzt die voraussichtliche Wartezeit und zeigt Ihren Patient*innen an, wie viele Personen vor ihnen in der Warteschlange sind.
Wichtige Schlüsselfaktoren, um das Warten erträglicher zu machen, sind die Vermeidung von Unsicherheit und (gefühlter) Ungerechtigkeit. Ihre Patient*innen werden sich wohler fühlen, wenn sie wissen, dass sie "im System" erfasst sind, wie viele Minuten sie noch warten müssen und wie viele Personen vor ihnen in der Warteschlange stehen.
Kein Problem! Logis.P bietet ein eigenes Modul zur Terminverwaltung mit vielen hilfreichen Funktionen an. Zum Beispiel:
Die Lösung von Logis.P lässt sich nahtlos in viele gängige Quellsysteme (KIS) und Plattformen integrieren, beispielsweise über eine HL7-Schnittstelle, FHIR oder REST APIs.
Das System kann aktuelle Termininformationen aus diesen Systemen extrahieren und sie für das Aufrufen und Leiten von Patient*innen verarbeiten.
Umgekehrt kann es auch Statusänderungen der Patient*innen aufgrund von Echtzeitereignissen wie Verspätungen oder spontane Verweisungen an das Quellsystem zurückgeben.
Eine Duplizierung von Termindaten ist zu keiner Zeit erforderlich.
Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Ihr Terminverwaltungssystem und das Aufrufsystem immer synchronisiert sind. Während der gesamten Patientenreise stehen Ihnen und Ihren Patient*innen jederzeit verlässliche Termininformationen zur Verfügung.
Auf jeden Fall! Terminerinnerungen sind wichtig und bieten sowohl Ihrem Haus als auch Ihren Patient*innen einen echten Mehrwert.
Großunternehmen wie Amazon, die Lufthansa und Euromaster senden ihren Kunden bereits seit langem Terminerinnerungen. Sie führen umfangreiche Marktforschung durch, um ihr Serviceangebot kontinuierlich zu verbessern und dem Markt-Trend zu folgen.
Terminerinnerungen stärken das Vertrauen in Ihr Haus und tragen zu einer positiven Patientenerfahrung bei.
Logis.P kann Terminerinnerungen per SMS, per E-Mail und über die eigene Logis.P-Kommunikationsplattform Smart Visit versenden.
Terminerinnerungen verbessern die Termintreue Ihrer Patient*innen und verhindern Leerlaufzeiten und damit verbundene Einnahmeverluste. Wenn Ihre Patient*innen pünktlich, am richtigen Ort und gut vorbereitet zum Termin erscheinen, wird die Aufnahme schneller und effizienter ablaufen.
Nein, Patientenportale und das Logis.P-System ergänzen sich! Zusammen ermöglichen sie eine digitale Patientenreise, die zu Hause beginnt und vor Ort fortgesetzt wird – von der Aufnahme über das Warten und den Aufruf bis hin zur Begleitung bei Multi-Terminen.
Patientenportale bieten den größten Nutzen vor dem Krankenhausbesuch. Sie vermitteln allgemeine Informationen über das Krankenhaus, wie beispielsweise eine Übersicht über das Leistungsangebot, aktuelle Sicherheitsmaßnahmen, Anfahrtswege und Ansprechpartner. Zudem können über Portale Termine vereinbart und Dokumente ausgetauscht werden.
Das Logis.P-System entfaltet seinen größten Nutzen, sobald Patient*innen Ihr Haus betreten. Es begleitet Ihre Patient*innen vor Ort während ihres Besuchs. Es stellt sicher, dass die Patient*innen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind und dort aufgerufen werden. Auch wenn sich während des Besuchs neue Ereignisse ergeben, wie Verspätungen oder zusätzliche Untersuchungen, kann das System darauf reagieren.
Ein attraktives digitales Service-Angebot bis zum Besuch, aber eine analoge und veraltete Patientenaufnahme- und -führung führt zu einem Bruch im Patientenerlebnis. Nach einem positiven Erlebnis im Portal werden ihre Patient*innen umso mehr enttäuscht sein, wenn vor Ort alles beim Alten geblieben ist.
Die Funktionalität von Logis.P kann in Ihr Portal integriert werden. Dadurch erhalten Ihre Patient*innen die vollständige Patientenreise – sowohl zu Hause als auch vor Ort – in einem einzigen Tool mit demselben Erscheinungsbild.
Erfahrungen aus den Niederlanden zeigen, dass das Logis.P-System sogar die Akzeptanzrate von Patientenportalen erhöht. Die Bereitschaft der Patient*innen, über ein Portal mit Ihrem Krankenhaus zu interagieren, steigt, wenn das Portal sie sowohl im Vorfeld als auch vor Ort als vertrauten Begleiter unterstützt.
Eine Untersuchung oder Behandlung im Krankenhaus ist für Patient*innen mit Aufregung und Verunsicherung verbunden. Die Aufnahme soll diese Aufregung nicht noch verstärken.
Sie können heutzutage digital für Ihren Flug einchecken, an der Self-Service-Kasse bezahlen und Ihre Bankgeschäfte online erledigen. Aber die Patientenaufnahme in vielen Krankenhäusern erfolgt immer noch analog. Viele Häuser trauen sich nicht, eine digitale Lösung anzubieten, aus Angst, bestimmte Patientengruppen auszuschließen.
Logis.P bietet die Lösung: Patient*innen können sich per mobiles Endgerät, an einem Terminal oder wie gewohnt bei einem „echten Menschen“ an einem Servicepunkt anmelden – je nachdem, wie es für sie am bequemsten ist.
Bei uns müssen Sie sich nicht für eine Prozessvariante entscheiden und Ihren Patient*innen keine Technologie aufzwingen. Das System lässt die Patientenaufnahme über verschiedene Inputwege zu. So werden Sie den Bedürfnissen all Ihrer Patient*innen und dem Trend zu steigender Nutzung mobiler Endgeräte gerecht.
Wenn Patient*innen ohne Termin ins Krankenhaus kommen, ziehen sie eine Wartenummer und werden der Reihe nach von der zentralen Aufnahme aufgerufen. Dort wird in der Regel die Wartenummer auf dem Ticket mit dem Besuch im KIS (Krankenhausinformationssystem) verknüpft. Dafür werden verschiedene Verfahren eingesetzt, wie beispielsweise ein QR-Code-Scanner.
Sobald die Wartenummer mit dem Besuch im KIS verknüpft wurde, können Patient*innen den ganzen Tag über mit derselben Wartenummer weitergeleitet und aufgerufen werden.
Patient*innen, die einen Termin haben, erhalten vorab einen QR-Code per E-Mail oder auf ihrem Handy. Bei ihrer Ankunft können sie sich an einem digitalen Servicepunkt oder einem Anmeldeterminal anmelden.
Wenn das System sie im KIS eindeutig identifizieren kann, werden sie direkt zum Zielbereich weitergeleitet und müssen nicht mit den Erstbesuchern in einer Schlange stehen.
Alternativ ist auch eine Identifikation mit der elektronischen Gesundheitskarte möglich, ohne dass ein QR-Code benötigt wird.
Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist eine Schnittstelle zwischen dem Logis.P-System und Ihrem KIS erforderlich. Logis.P hat bereits in vielen Projekten solche Schnittstellen realisiert, die auf HL7, FHIR, APIs oder Webservices basieren können.
Eine Patientengruppe, die besonders von der Self-Check-in-Funktionalität profitiert, sind Wiederkehrer.
Mit der bewährten Self-Check-in-Lösung von Logis.P können Sie direkt am Eingang Wiederkehrer von Erstbesuchern trennen. Das System erkennt Wiederkehrer bei der Identifikation und leitet sie direkt zum Zielbereich weiter. Wiederkehrer müssen nicht mit Erstbesuchern in einer Schlange stehen. Das Schalterpersonal hat mehr Zeit für die Erstbesucher.
Die Systeme von Logis.P ermöglichen verschiedene Identifikationsprozesse:
Falls die Identifikation am Terminal oder am Service-Punkt nicht funktioniert, werden die Patient*innen automatisch zur Leitstelle geschickt.
Das Gute am Logis.P-System ist, dass es hardwareneutral ist. Es spielt weder für die Aufnahme, noch für das Leitsystem eine Rolle.
Das Logis.P-System ermöglicht es den Patienten, sich mit ihrem bevorzugten Medium anzumelden. Einige möchten ihr Handy nutzen, andere drucken sich den QR-Code Zuhause aus. Wieder andere möchten sich lieber mit ihrer Gesundheitskarte am Terminal anmelden. Und es wird immer eine Gruppe geben, die von einem Mitarbeiter aufgenommen werden möchte.
Mit dem Logis.P System können Sie parallel zu dem gewohnten Aufnahmesystem ein moderneres, digitaleres System fließend einführen. Zu keinem Zeitpunkt müssen Patientengruppen ausgeschlossen werden.
Unser System ist mehr als ein Wartemarkenspender bzw. „Nummernziehgerät“, und entfaltet seinen Mehrwert, wenn es mit Ihren Systemen verzahnt wird. Das bedeutet, dass wir über längere Zeit intensiv miteinander zusammenarbeiten.
Natürlich statten wir Ihr Haus gerne komplett mit unserem System aus. Aber wir verstehen auch, dass Sie die Umstellung und die Zusammenarbeit mit uns eventuell lieber schrittweise angehen wollen. Wir können in einer Ambulanz oder einem Bereich anfangen, in dem es zurzeit besonders klemmt. Wenn dort alles so funktioniert, wie Sie es sich vorstellen, kann das System zuverlässig auf weitere Ambulanzen oder Bereiche hochskaliert werden.
Die Benchmark-Studie 2022 des Bundesverbandes Beschwerdemanagement für Gesundheitseinrichtungen e. V. (BBfG) ergab, dass die häufigsten Beschwerden mit 21,8% die Organisation und Logistik (insbesondere die Wartezeiten) betreffen, gefolgt von Problemen in der Kommunikation mit 19,7% (Quelle: www.bbfg-ev.de).
Warum ist das so? Beim Warten fühlen sich Patient*innen ausgeliefert und erleben einen Kontrollverlust. Dies verstärkt die allgemeine Aufregung, die mit einem Krankenhausaufenthalt einhergeht.
Wichtige Schlüsselfaktoren, um das Gefühl von Kontrollverlust zu verringern und das Warten erträglicher zu machen, sind die Vermeidung von Unsicherheit und (gefühlter) Ungerechtigkeit.
Genau das bietet das System von Logis.P. Es berechnet Wartezeiten und macht die Reihenfolge transparent. Es stellt sicher, dass Patient*innen im richtigen Wartebereich warten und reduziert so die Anzahl der "No-Shows".
Darüber hinaus fungiert es als klarer Check-in-Punkt, sodass sich Patient*innen als Teil des Systems registriert fühlen und entspannter warten können.
Nein, unsere Erfahrungen zeigen, dass viele Patient*innen nicht bereit sind, für einen einzigen Besuch im Krankenhaus oder sogar weniger eine zusätzliche App auf ihrem Handy zu installieren. Aus diesem Grund ist die Logis.P-eigene Kommunikationsplattform Smart Visit keine App, sondern basiert auf einer Website.
Was bedeutet das genau?
Vor dem Besuch erhalten die Patient*innen einen Link (per E-Mail oder SMS) zu einer Website mit terminbezogenen Informationen wie Anfahrtsbeschreibung, QR-Code zur Anmeldung, eventuellen Verspätungen, Sicherheitshinweisen usw. Während des Besuchs bleibt der Link aktiv, und auf der Website werden Terminänderungen in Echtzeit mit den Patient*innen kommuniziert. Nach dem Besuch wird die Seite deaktiviert. Es ist keine selten genutzte App erforderlich, und alles geschieht datenschutzkonform.
Über die Logis.P-eigene, Kommunikationsplattform Smart Visit, sowie durch Anweisungen auf Bildschirmen und Tagestickets können Sie Ihren Patient*innen Hinweise zum Weg und Zielort anzeigen. Das Patientenleitsystem kann dabei an Ihre physische Beschilderung anknüpfen.
Bieten Sie auch ein Indoor-Wayfinding-System an? Das Logis.P-System kann damit integriert werden. Bei der Anmeldung wird automatisch der Wartebereich oder der Behandlungsraum des Termins als Zielort für die Navigation festgelegt.
Das Logis.P-System verfügt über eine Funktion zur dynamischen Planung von Warte- und Behandlungszimmern. Dadurch können die laufenden Behandlungen/Untersuchungen jederzeit den verfügbaren Räumlichkeiten dynamisch zugeordnet werden.
Eine Aktualisierung der Raumzuordnungen hat sofortige Auswirkungen auf das gesamte System. Die Navigationshinweise auf Tagestickets und Bildschirmen werden automatisch angepasst.
Das Logis.P-System kann Wartezeiten und Terminverspätungen berechnen. Wenn Patient*innen ohne Termin kommen und eine Nummer ziehen, werden sie in der Reihenfolge der Warteschlange aufgerufen. Das System berechnet die voraussichtliche Wartezeit basierend auf der Anzahl der Patient*innen in der Warteschlange.
Wenn ein Terminal verwendet wird, kann die geschätzte Wartezeit direkt am Terminal angezeigt werden. Die geschätzten Wartezeiten können auch auf dem Bildschirm im Wartebereich angezeigt werden.
Für Patient*innen mit festen Terminen, wenn das medizinische Personal ihren Zeitplan nicht einhalten kann, berechnet das System die Verspätung anhand der noch ausstehenden Aufgaben. Die Verspätung zum ursprünglichen Termin kann auf dem Bildschirm im Wartebereich oder über unsere Webseite angezeigt werden. Bei längeren Verspätungen können die Patient*innen diese in ihrer Reisezeit berücksichtigen.
Das soll möglichst vermieden werden! Denn ein Nicht-Erscheinen verursacht Kosten, da das ärztliche Personal vergeblich auf nicht vorhandene Patient*innen wartet.
Aber in einem großen und verwinkelten Gebäude verlaufen sich Patient*innen durchaus oder setzen sich falsch hin.
Wir nutzen unsere bewährte Lösung zur dezentralen Anmeldung.
In den Wartebereichen befinden sich zusätzliche QR-Scanner mit einem Bildschirm (Tablet). Dort wird der QR- oder Strichcode auf dem Handy oder dem Tagesticket nochmal gescannt. Das System überprüft, ob die Patient*innen am richtigen Ort angekommen sind.
Wenn sich die Patient*innen im falschen Wartebereich befinden, werden sie zum richtigen Ort verwiesen.
Wenn die Patient*innen zu früh kommen, können sie vom System aufgefordert werden, an einem anderen Ort zu warten. Auf diese Weise kann die Anzahl der wartenden Personen im Wartezimmer gesteuert werden und es stehen nicht im ganzen Flur wartende Patient*innen herum.
Wenn die Patient*innen zu spät kommen, können sie an die Leitstelle verwiesen werden.
Nein. In den Niederlanden ist es üblich, dass Patient*innen erst kurz vor ihrer Behandlung oder Untersuchung zum Zielbereich aufgerufen werden. Bis dahin können sie an einem Ort warten, an dem sie sich am wohlsten fühlen. Diese Philosophie und die dafür erforderliche Technologie sind in unserer System-DNA verankert.
Genauso wie Terminerinnerungen können Aufrufe per SMS oder über die eigene Kommunikationsplattform Smart Visit getätigt werden, und zwar mit einer Vorlaufzeit, sodass Laufwege berücksichtigt werden können.
Um absolut sicherzugehen, dass die Patient*innen zurückgekehrt sind, kann ebenfalls das Prinzip der dezentralen Anmeldung genutzt werden. Das bedeutet, dass die Patient*innen sich nach ihrem Aufenthalt in der Cafeteria oder nach einem Spaziergang im Park selbst wieder im Wartezimmer anmelden. Auf diese Weise weiß das ärztliche Personal, dass sie tatsächlich zurück sind und ruft sie nicht umsonst auf.
Patient*innen haben oft mehrere Termine an einem Tag oder einen Termin mit mehreren Kontaktpunkten. Manchmal ist der Ablauf geplant, manchmal entsteht er spontan.
Das Logis.P-System kann mit beiden Situationen umgehen. Mit Logis.P müssen sich Patient*innen nicht selbst von Leitstelle zu Leitstelle durchkämpfen und keine Angst haben, dass sie "vom Radar verschwinden". Überweisungen von einer zur anderen Behandlung/Untersuchung sind jederzeit mit dem Aufrufsystem synchronisiert. Das System führt Ihre Patient*innen durch alle Schritte ihrer Patientenreise und hält sie auf dem aktuellsten Stand.
Ein gutes Patientenaufruf- und -leitsystem soll Leerläufe vermeiden. Mit Hilfe eines intelligenten Algorithmus ermittelt Logis.P in Echtzeit die optimale Reihenfolge der Termine und Untersuchungen aller Patienten, sodass die verfügbaren Ressourcen wie ärztliches Personal, Räumlichkeiten und Geräte optimal ausgelastet werden.
Im Logis.P-System ist jede Leitstelle, jedes Behandlungszimmer und jeder Kontaktpunkt als eigene Warteschlange hinterlegt. Patient*innen können entweder manuell durch den Benutzer (Leitstelle, ärztliches Personal) oder automatisch, beispielsweise wenn das ärztliche Personal eine Behandlung im KIS abschließt, von einer Warteschlange in eine andere übertragen werden.
Das System führt die Patient*innen dann zum entsprechenden Zielort und ruft sie dort auf.
Das Leitstellenpersonal hat jederzeit einen Überblick darüber, welche Patient*innen sich in welchen Warteschlangen befinden.
Bei der Übertragung von Patient*innen von einer Warteschlange in eine andere können Kommentare und Informationen mitgeschickt werden. Dadurch können das ärztliche Personal und andere Beteiligte über das System miteinander kommunizieren und eine reibungslose Patientenreise unterstützen.
Die Übertragung von Patient*innen von einer Warteschlange in eine andere kann sowohl manuell durch das ärztliche oder Leitstellenpersonal als auch automatisch erfolgen, zum Beispiel wenn eine Untersuchung abgeschlossen wird. Das Logis.P-System geht jedoch noch einen Schritt weiter.
Für standardmäßige Untersuchungen, die aus mehreren Kontaktpunkten bestehen, können im System Workflows hinterlegt werden. Wenn sich Patient*innen anmelden, erhalten sie Hinweise zum ersten Kontaktpunkt. Sobald die erste Untersuchung abgeschlossen ist, leitet das System die Patient*innen automatisch zum nächsten Kontaktpunkt weiter, bis alle Untersuchungen abgeschlossen sind.
Das System kann die Reihenfolge der Untersuchungen für einzelne Patient*innen basierend auf dem Patientenaufkommen an den verschiedenen Kontaktpunkten optimieren, um die Ressourcen wie ärztliches Personal, Räumlichkeiten und Geräte gleichmäßig zu verteilen. Dadurch kann eine höhere Patientendurchlaufrate bei geringeren Wartezeiten erreicht werden.
Wenn Patient*innen vom ärztlichen Personal beispielsweise zur Radiologie geschickt wurden und zurückkommen, ist es wichtig, dass klar ist, wie sie sich erneut anmelden sollen, ohne sich hinten anstellen zu müssen.
Das Logis.P-System vereinfacht den Prozess und gestaltet ihn fair. Mit einem dezentralen Anmeldeterminal können sich Patient*innen einfach selbst in der ursprünglichen Leitstelle wieder anmelden. Solche "Wiederkehrer" werden automatisch mit höherer Priorität zurück in die Warteschlange eingereiht oder das ärztliche Personal kann selbst entscheiden, sie mit höherer Priorität wieder aufrufen.
Manchmal werden in einer Klinik verschiedene Terminplanungssysteme verwendet. Das Hauptsystem ist das KIS, die Radiologie verwendet ein RIS, und bei der Blutentnahme steht ein Wartemarkenspender.
Das Logis.P-System kann die verschiedenen Terminplanungssysteme übergreifend miteinander verknüpfen. Dies erfolgt über Schnittstellen wie HL-7 oder andere geeignete Schnittstellentechnologien.
Auf diese Weise können Patient*innen von den Ambulanzen zur Blutentnahme oder zur Radiologie und zurück geschickt werden. Dabei werden sie mit einem Tagesticket von einem System aufgerufen und geleitet.
Ein Patientenaufruf- und -leitsystem soll am Ende einen klaren Mehrwert bieten. Unsere Kunden stellen sich Fragen wie:
Die umfassende Erfassung von Kennzahlen im Logis.P-System liefert Ihnen klare und datenbasierte Hinweise auf Optimierungspotenziale Ihrer Prozesse rund um die Patientenaufnahme, Wartezeiten und Patientenführung.
Das Logis.P-System umfasst ein Modul zur Datenerfassung und Berichterstattung. Wir haben bereits eine Reihe von Berichten integriert. Da das Modul auf Microsoft PowerBI basiert, können kundenspezifische Auswertungen jederzeit konfiguriert werden.
Ja, denn es werden keinerlei personenbezogene Daten gesammelt. Das System nimmt zum Beispiel nur auf wie viele Patient*innen heute in der Radiologie aufgenommen wurden, aber nicht welche Patient*innen behandelt wurden.
Sämtliche Daten werden zudem nur in Ihrem Haus gespeichert und nie an uns weitergeleitet.
Logis.P ist ISO 27001-zertifiziert.
